Xu hướng thay đổi: Năm xu hướng văn phòng làm việc trong tương lai

Việt Nam, 04/2017 – Nơi làm việc đang dần thay đổi bởi những cải tiến trong công nghệ và dữ liệu đã thúc đẩy những cách làm việc mới.

Theo báo cáo Workspace mới đây của JLL, nơi làm việc được thiết kế dựa trên những nhu cầu thực tế và những giả định có thể bị dư thừa trong hơn một thập kỷ.

Ông Tom Carroll, Giám đốc Nghiên cứu Châu Âu, vùng Trung Đông và Châu Phi của JLL cho biết: “Kích thước và quy mô không còn đảm bảo sự thành công được nữa,” “Các công ty tồn tại được với những thay đổi sẽ là những người quản lí thành công. Những công ty hàng đầu đã nhận thấy và ứng dụng công nghệ vào những sản phẩm và dịch vụ mà họ đang cung cấp, cấu trúc hoạt động và cách thức cạnh tranh với đối thủ.

 “Quan trọng hơn, các công ty này đang vạch ra những chiến lược kinh doanh bất động sản cho chính công ty của mình. Từ những tòa nhà riêng lẻ đến những chiến lược mở rộng danh mục đầu tư trên toàn cầu, công nghệ và những thay đổi về cách tổ chức sẽ làm thay đổi nhanh chóng những yêu cầu của bất động sản.”

Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp có thể thực hiện những thay đổi trong hôm nay để nâng vị trí của họ trong tương lai?  

Ứng dụng khoa học dữ liệu để giành ưu thế

Những thiết bị cảm biến và hệ thống thông minh xuất hiện ngày càng phổ biến ở những tòa nhà văn phòng để đo lường hiệu suất sử dụng của tòa nhà. Trong những năm tới, các thiết bị này sẽ tiếp tục phát triển nhiều hơn ở nơi làm việc nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như tạo ra khối lượng lớn các dữ liệu cho văn phòng và những người sử dụng chúng. Dữ liệu này sẽ đóng vai trò quan trọng trong thiết kế không gian, hỗ trợ người sử dụng trong việc bố trí những không gian hợp lý và giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Tuy nhiên, những dữ liệu này cũng có thể làm tăng rủi ro khi lượng lớn thông tin không được phân tích hiệu quả. Các công ty cần quản lý dữ liệu của mình một cách hợp lý bằng cách xác định chiến lược dữ liệu và lựa chọn phù hợp đối tượng sử dụng chúng.

Vijay Rajandram, Giám đốc Quản lý dữ liệu, JLL Châu Âu, Vùng Trung Đông và Châu Phi cho rằng: “Điều quan trọng là phải hiểu những mục tiêu của việc thu thập dữ liệu tại nơi làm việc và xây dựng chiến lược tương tác giữa quản lý cấp cao và nhân sự. Dữ liệu cũng nên được tự động ghi lại và nhập vào hệ thống nhằm giúp các công ty phản ứng nhanh với những thông tin đã được thu thập.

“Ngoài ra, những chính sách dữ liệu và thay đổi quy trình quản lý cần được đặt ra để đảm bảo nhân viên hiểu được mục đích và cách sử dụng của những nguồn dữ liệu đó. Điều quan trọng là phải thật sự thúc đẩy công việc trở nên dễ dàng và hữu ích.”

Đưa công nghệ vào chiến lược nơi làm việc

Đến năm 2020, số lượng các thiết bị được kết nối internet được dự đoán sẽ tăng lên đến 20 tỷ thiết bị, các công nghệ mới nổi như thực tế ảo (VR) sẽ bắt đầu tham gia vào một số không gian làm việc cạnh tranh hàng đầu. Trong 10 năm tới, những cải tiến về điện toán và trí thông minh nhân tạo sẽ làm thay đổi phong cách làm việc, và các công ty có thể vận hành nhiều mô hình kinh doanh để đáp ứng đa dạng nhu cầu hơn.

Trong khi đó, việc áp dụng rộng rãi các thiết bị như điện thoại thông minh sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nguồn nhân lực và ảnh hưởng đến hành vi của người lao động. Làm việc từ xa sẽ trở nên thuận lợi hơn nhờ vào kết nối mạng tốc độ cao 5G và cáp quang.

Các công ty cũng nên kiểm tra lại hệ thống công nghệ và ứng dụng những công nghệ thông minh để giúp nâng cao kinh nghiệm làm việc cho nhân viên, thử nghiệm những hệ thống và công nghệ mới, cũng như đảm bảo các hệ thống thông minh ứng dụng được bảo mật tốt nhất.

Tạo ra nơi làm việc dẫn đầu về kinh nghiệm

Kinh nghiệm của người sử dụng trở thành một yếu tố ngày càng quan trọng trong thiết kế nơi làm việc. Những văn phòng được cung cấp đa dạng thức ăn và đồ uống, được trang bị phòng tập thể dục, những không gian vui chơi giải trí ngày càng trở nên phổ biến hơn khi các công ty phải cạnh tranh để thu hút nhân tài. Cung cấp những lựa chọn và sự linh hoạt cho nhân viên tại nơi làm việc cũng đang trở thành yếu tố ưu tiên hàng đầu khi các công ty ngày càng cần nhiều không gian thiết kế phù hợp để làm việc và cung cấp cho nhân viên những tiện ích tốt nhất.

Carroll cho biết thêm: “Đến năm 2030, sẽ có khoảng 30% các danh mục đầu tư của những tập đoàn sẽ sở hữu những không gian làm việc linh hoạt, khi các công ty đang cố gắng mở rộng hoạt động đầu tư nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của lực lượng lao động.

Đánh giá các tiện ích 

Đến năm 2030, văn phòng sẽ trở thành những địa điểm làm việc của đội ngũ nhân viên, người lao động ngắn hạn và những nhóm chuyên gia thường xuyên đi công tác. Do đó, những văn phòng làm việc cần được thiết kế phù hợp, hiệu quả chi phí, đặc biệt là những vườn ươm, những khoảng không gian sáng tạo, hiện đại sẽ là một phần cốt lõi của chiến lược bất động sản và chiến lược đổi mới.

Số lượng các dự án trong danh mục đầu tư bất động sản của một công ty cũng sẽ bị ảnh hưởng. Danh mục đầu tư nên được sắp xếp một cách hợp lý với các địa điểm cốt lõi nằm tại những vị trí chiến lược để thu hút các đối tác, khách hàng, đội ngũ nhân viên và góp phần thu hút nhân tài.

Ngoài ra, các công ty trở sẽ nên phụ thuộc hơn vào tốc độ và khả năng thích ứng của các mạng lưới truyền thông, kết nối tối ưu sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh chính và giữ vai trò quan trọng việc cung cấp nước, điện và khí đốt, và là một trong những yếu tố chính trong các quyết định về lựa chọn vị trí và bất động sản.

Chăm sóc sức khoẻ và phúc lợi nhân viên

Những không gian văn phòng u ám, ngột ngạt sẽ không phải là những lựa chọn tốt cho nơi làm việc. Sự gia tăng của các tòa nhà thông minh, thiết kế tối ưu hơn có thể giúp nâng cao chất lượng bầu không khí trong tòa nhà, tận dụng ánh sáng tự nhiên và tạo môi trường làm việc năng động sẽ tác động mạnh mẽ đến năng suất làm việc, tính bền vững và phúc lợi tốt cho cả công ty và nhân viên.